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El correo electrónico viene siendo nuestra mano derecha

8 AÑOS
ANIVERSARIO

Social Insights

9 reglas para utilizar el correo electrónico de manera eficiente

El anterior presidente ejecutivo de Google, Eric Schmidt, junto con otros importantes personajes compartió con el mundo toda la sabiduría de negocio, con sabor a Google, a través de un libro en donde detalla cómo este gigante del Internet utiliza su Gmail.

En esta época, el correo electrónico viene siendo nuestra mano derecha a la hora de realizar cualquier trabajo o diligencia. Se ha convertido en una herramienta muy útil y poderosa; y es por eso que traemos sus 9 reglas para “Gmailiar” como un profesional:

Responde rápido

Existen dos tipos de personas: los que sienten la confianza para responder rápido los correos y los que sencillamente no pueden. La mayoría de las mejores, y también las más ocupadas, personas que conocemos que contestan con rapidez los correos no lo hacen sólo con nosotros, o con un selecto grupo de personas; sino con todo el mundo. Y gracias a esto, se genera un circuito de retroalimentación positiva que transmite confianza y seguridad, de esta manera sus compañeros de trabajo lo tomarán en cuenta e incluirán en las discusiones y decisiones importantes.

Las respuestas pueden ser bastantes cortas, como por ejemplo: “lo tengo”. Y en el caso de que debas responder lo que se conoce como una “falta de respuesta”, se puede decir algo como: “lo tengo, luego procederé” o “lo tengo, cuando me desocupe procederé”; y eliminar por completo la manera de dar vueltas en círculos con las respuestas, como hacen la mayoría de las personas: “Estoy ocupado y no sé cuándo o si voy a llegar a su pedido, por lo que aquello que necesita tendrá que esperar en el limbo por un largo tiempo…”.

Al escribir un correo cada palabra importa, la prosa inútil no. Sé nítido en tus respuestas.

Si debes describir un problema, siempre defínelo con claridad. Y sí, este tipo de respuesta no será aquella que envíes más rápido; requieren más tiempo, no menos.

Comienza escribiendo un borrador, en donde expliques todo tal cual sale de tu cabeza, luego depura aquellas palabras que no son necesarias.

Recordemos la respuesta que dio el novelista Elmore Leonard cuando le preguntaron sobre su éxito como escritor: “Dejo ir las partes que la gente omite”. Bueno, la mayoría de los correos están llenos de cosas que podemos omitir.

Limpia su bandeja de entrada constantemente.

¿Cuánto tiempo pasas mirando la bandeja de entrada, tratando de decidir cuál correo debes responder a continuación

¿Cuántas veces abres y lees los mensajes de un correo ya leído?

Dedicarle tiempo a pensar por cuáles correos empezarás ya es una pérdida de tiempo; lo mismo cuando leemos una y otra vez un correo ya leído en vez de actuar en el momento.

Una vez que abrimos un correo nuevo tenemos varias opciones: 1) leer lo suficiente como para darse cuenta de que no es necesario leerlo completo, 2) leerlo y actuar de inmediato o 3) leer más tarde (porque vale la pena leerlo, pero no es urgente o porque es muy largo para leerlo en ese instante). Puedes elegir rápidamente cualquiera de estas opciones, teniendo cierta tendencia hacia las dos primeras. Pero, siempre bajo la premisa del viejo acrónimo OHIO: Only Hold It Once (Sólo retenlo una vez). Si lees el correo y sabes lo que tienes que hacer, hazlo de inmediato; de lo contrario te condenarás a ti mismo a releerlo, que corresponde al 100% de la pérdida de tu tiempo.

Entonces, si lo haces de esta forma, tu bandeja de entrada se convertirá en una lista de tareas pendientes únicamente de aquellas que son más complejas, o que requieren de una reflexión más profunda (en Gmail estos correos los puedes categorizar como protagonistas o etiquetarlos con “tomar acciones”).

Eso sí, para asegurarse de que este método no se convierta en pasar los correos de la bandeja de entrada a la carpeta de “tomar acciones”, debes limpiar esta última todos los días. La meta es: cero correos, pero menos de cinco es un número razonable. De lo contrario todo el esfuerzo habrá sido en vano.

Maneja tu correo bajo el sistema de orden LIFO: Last In First Out (Último en entrar, primero en salir).

Responde primero los correos que llegaron de último, a veces los más viejos ya fueron atendidos por otra persona.

Recuerda, eres un router!

Cuando recibas una información útil, siempre considera quién más podría encontrarla útil y copia a esa persona.

Cuando quieras utilizar la característica CCO (Con Copia Oculta), primero pregúntate por qué.

La respuesta puede verse como si tratara de ocultar algo, lo que puede ser contraproducente en esta cultura transparente que tratamos de mantener. Cuando vayas a responder, se recomienda copiar abiertamente a la persona o no copiarlo en absoluto.

Solo utiliza la función CCO cuando debas quitar a una persona de la lista de un correo. Cuando utilizas la función de “responder a todos” en una larga serie de correos, o cuando vas a quitar a las personas que ya no son relevantes en la conversación, y es recomendable que coloques una nota de que estás haciendo esto. Al final aquellos que no incluyas se sentirán aliviados de tener un correo menos en su bandeja de entrada.

No grites…

Si quieres gritar, es preferible que lo hagas en persona (y asume las consecuencias), hacerlo de manera electrónica ES MUY FÁCIL.

Haz fácil el seguimiento de tus solicitudes.

Cuando envíes un correo con una acción a realizar y quieres hacerle seguimiento, copiate a tí mismo y etiquetalo con la palabra “seguimiento”. De esta manera, será más fácil encontrarlo y estar pendiente de las cosas que no se han hecho.

A través del correo original, haz una nueva nota introductoria y pregunta “¿Esto se hizo?”.

Ayúdate para la búsqueda a futuro. Si tienes un correo que crees que necesitarás más tarde utiliza en el asunto palabras claves que describan su contenido.

Piensa en ti. Pregúntate: ¿cómo lo voy a buscar más tarde si lo necesito? Y utiliza las palabras claves de tu respuesta para colocarlas en el asunto. Lo más probable es que días después utilices esos mismos términos para la búsqueda. También puedes hacerlo incluyéndote en la copia del correo.

Además este método puede funcionar para los documentos importantes: pasaportes, licencias, tarjetas, información sobre el seguro de salud, etc. Nunca olvides que tu correo te acompaña a todos lados del mundo, si estás de viaje y te falta alguna de estas cosas, las copias son fáciles de recuperar desde cualquier navegador.

A Gmailiar se ha dicho…

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